みなさまこんにちは！KOMOREBINOOKの赤坂です。
アフターコロナに対して、生活面でも仕事の面でも変化が求められています。
私たちもアフターコロナに合わせてオフィス環境を作り替える新しいサービスを打ち出しました。そんな中、先駆けてアフターコロナに対応すべく、オフィスのリノベーションを進めている保険の代理店である株式会社ミライエ 代表取締役社長 村野様にインタビューさせていただきました。
－もともと事務所のリノベーションのお話はコロナ以前から進めていましたが、リノベーションを行うとなったきっかけはあるんですか？
私たちの事務所はいわゆるオフィスという作りになっていてお店ではない。そもそもそういう視点での作りにしていなかったので。ただ、我々もお客様を招く時、オフィスに招きたいというよりもお店に招きたいという想いがあり、であればそういう作りにすべきだよねというところからリノベーションは始まりました。
－その中で今回のコロナがあったわけですが、どういう影響がありましたか？
そうですね。例えば今のオフィスはスタッフルームと来客ルームが独立していないので、お客様を招いた場合、スタッフ、お客様の安全の確保が十分ではありません。私たちの会社はお客様にリスクヘッジの提案をしている会社なので、自ら積極的に取り組んでいかなければという考えるようになりましたね。
当初は今あるデスクを使ってレイアウトし直し、しっかりお金かける部分とそうでない部分を作る想定でした。そのなかで固定の座席を決めないフリーアドレスの話もあったのですが、やはり社内でも抵抗ある人もいて、実際自分の机じゃないとやりづらい部分もあり導入する予定はありませんでした。それがコロナの影響で自粛となり、全員が出社しなくなった時、今まで自分の机だけでしていた作業がいない人の机まで使って作業を行えるようになりました。そんな状態が2ヶ月も続いた結果、フリーアドレスがやりづらいと思っていた人も、このほうが生産性もあがるのでは？と実感として良さを感じてくれたこともあり、フリーアドレスの導入を決めました。これがもしコロナがなければ導入されることはなかったでしょうね。
それと、MTGについても意識が変わりました。今までMTGは基本会社で行っていました。
例えば朝一でお客様のところに行って、お昼のMTGのため一旦会社に戻って午後からまた別のお客様のところへ行くという非常に非効率なやり方を行っていました。それがコロナのため全員集まるわけにもいかず、やむなくオンラインでのMTGを行うことにしました実際行ってみるとこれでもできるということがわかり、だったらわざわざ事務所に戻らなくてもPCとwifiを持っておけば、外出先からでも参加可能なので自粛解除後もMTGはオンラインで行うようになりました。
採用という意味でも、事務所のスペース上制限がありましたが、実際全員が集まるのって月に一回あるかないか、基本は外回りなので、であれば全員分の机と椅子を用意する必要もないので、今のスペースのまま人員を増やすこともできるということに気付きました。
もちろんそれはグループウェアなどで今誰が、どこで、何をしているかわかる状態ができているという前提ありきですし、工場など全員揃わないとダメな業種では難しいかもしれませんが、私たちのような営業部隊の会社であれば柔軟に対応できるのではないでしょうか？少なくともそういう会社は今後も増えてくると思いますよ。
－今は働き方はどのようにされているのですか？
フルリモートという形ではないですが、朝や1日の終わりに必ず会社に寄る必要はなくし、直行直帰を認めていますので、事務所にいる人の数や時間もめっきり少なくなりました。このスタンスは今後も変わらないと思います。
会議室も今まで全員ぎゅうぎゅうで会議してましたが、まさに密状態なので今後は大きなモニターを設置し、オンラインでの会議を行っていきます。
その他今回のリノベーションではキャビネットも廃止します。今まで転倒防止用の器具の設置はしていましたが、やはり十分ではなく、大きな地震がきた場合の社員の生命に対するリスクがありました。また、紙での管理の場合、そういった災害などが発生した場合事業が成り立たなくなってしまうというリスクもあり、紙での管理をなくすべく電子化を進めています。災害の場合電気も落ちる可能性もありますが、私たちの場合サーバーを東京と札幌の２カ所ありバックアップを取っています。業界の特性として、まだまだ紙で管理している業界ではあるので自分たちだけペーパーレスしても難しいところはあるのですが、電子化することでリスクヘッジや省スペース化、コスト削減できるので我々としては率先して行っております。こういうのは意志なのでやり切ろうと決めました。
－そこまでやられてるんですね！
今回のコロナを機にオフィス空間や働き方について多くの人が考え直したのではないですかね？例えばマスクをするなど個人レベルでの変化はもちろんですが、それだけでなく会社としてオフィス空間を考えた時、全員集まって密を作る必要があるのか？という疑問はみなさん共通の認識だと思いますよ。あとはやるかやらないか。もちろん一時的には生産性が落ちたりはするでしょうが、だからといってこの流れはコロナが落ち着くかどうかに限らず止まらない流れですよね。そういう意味では長い目で見た時の決断が必要かと思います。私たちのお客様などでも、コロナ明け以降もオンラインでのMTG、商談を続けられている会社も数多くいますし、そうすると直接会う必要がないので、お客様用の大きな会議室もいらないのでは？となりますよね。
－そういった課題感にリノベーションなどを行うことでどこまで解消できるかというところですね。
ハード面での改善というところも期待していますが、そのほかソフト面でいくと社員のモチベーションというところも期待しているところではあります。
こういう時期ですのでみんな先行きへの不安とか抱えてると思うんですよね。そんな時会社がリノベーションして見た目の綺麗さや細かいですが扉も電子キーとなり、非接触で鍵の開閉ができるなどを体感すると、やっぱりモチベーションが上がったりやる気につながると思うんですよね。なんならお客様に綺麗になったんで見にきてくださいみたいな会話が生まれるとか。そういう効果も期待しています。
あとは、今回のリノベーションでは古木や多摩産材の木材を利用したりすることで、社員やお客様に向けても私たちはSDGsを積極的に取り組む企業であるという発信をしっかりしていきたいですね。
－なるほど！プレッシャーではありますががんばります。
今回、この大変な時期に何もしないで過ぎ去るのを待つのではなく、大変な時期だからこそ前を向いて今取り組むべきことをしっかり見極め、大きく変化しようとしている会社さんのお手伝いをさせていただけることはとても嬉しく、また貴重な体験をさせていただいてます。
また完成した時、いったいどんなオフィスに生まれ変わったかご報告しますのでお楽しみに！
